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Todo Negocio Requiere un Plan de Contingencia

Por: JP Morgan Chase Bank

La situación del coronavirus recuerda a las empresas en todas partes que los empleados, las operaciones financieras, las cadenas de suministro y las relaciones con los clientes pueden verse afectados. Los estafadores y los ciberdelincuentes también pueden ver la oportunidad de atrapar un negocio cuando tiene la guardia baja.

La anatomía de un plan

Un buen plan primero identifica las interrupciones más probables. Separar lo probable de lo posible te ayuda a trazar tácticas realistas y objetivos alcanzables. La interrupción viene en muchas formas:

  • Ambiental: incendios, inundaciones, terremotos.

o ¿Existen suministros de emergencia disponibles? ¿Se verán afectados tus proveedores?

  • Tecnológicos: violaciones de datos, cortes de electricidad, malware y ataques de denegación de servicio.

o ¿Tienes tecnología de respaldo disponible? ¿Podrías recibir pagos de clientes?

  • Personal: ausencia prolongada debido a problemas de salud o enfermedad.

o ¿Cómo manejarás la ausencia prolongada de empleados debido a problemas de salud o enfermedad? Un buen plan responderá a un puñado de preguntas centrales:


Independientemente del tipo de interrupción, un buen plan responderá a un puñado de preguntas centrales:

  • ¿Qué: los sistemas y procesos probablemente se verán afectados?
  • ¿Quién debe ser notificado?
  • Cuándo: ¿deben tomarse acciones específicas, en orden de prioridad?
  • ¿Dónde? ¿Operará tu negocio?
  • ¿Cómo cambiarán las circunstancias la forma en que los empleados hacen su trabajo?

Empezando

Has identificado las posibles interrupciones. Dependiendo de las posibilidades identificadas, tu respuesta deberá variar.

Desarrolla un plan de continuidad para cada escenario. En caso de posible violación de datos o ataques de malware, notifica a tu banco de inmediato, así como a tus clientes y proveedores. En una situación en la que los sistemas de pago pueden verse afectados, ten implementadas opciones de respaldo si los pagos deben realizarse de forma remota.

 

En última instancia, deseas proteger a los empleados, estabilizar su cadena de suministro y mantenerte en contacto cercano con los clientes.

  • Elabora prácticas de salud y planes de evacuación específicos para cada escenario. Conoce tu protocolo para asegurar instalaciones y datos.
  • Analiza y ajusta los presupuestos de flujo de caja para poder pagar a los empleados y las facturas a tiempo. Establece alternativas para la distribución de cheques de pago.
  • Manténte en estrecha comunicación con proveedores existentes, instituciones financieras y socios externos.
  • Deja en claro qué proveedores, distribuidores y prestadores de servicios debes pagar, incluido cuánto y cuándo. Considera conservar copias digitales e impresas de la información crítica del proveedor.
  • Prioriza las transacciones: con tiempo de vigencia, urgentes, programadas.
  • Estate atento a los canales de comunicación con el cliente. No pases por alto las redes sociales.

Ubicación, ubicación, ubicación

Para algunas empresas, una ubicación física es esencial para las operaciones en curso. Esto podría significar tener ubicaciones alternativas e instalaciones de respaldo.

  • Mantén los lectores de tarjetas y los equipos de punto de venta limpios y desinfectados. Visita los centros de soporte de pagos de tu banco para obtener instrucciones.
  • ¿Puedes cambiar rápidamente las operaciones de contabilidad a una ubicación diferente durante una crisis? Asegúrate de tener acceso a las herramientas que necesitas para realizar pagos urgentes, como la nómina y los impuestos.
  • Es posible que necesites acceso a Wi-Fi o suministros y equipos adicionales, como computadoras y fichas de depósito.
  • Considera si tu seguro comercial brinda cobertura para una pérdida financiera significativa como resultado de un cierre o una cadena de suministro interrumpida.
  • Si tu negocio depende en gran medida de una tienda física, considera invertir en tu presencia digital para ayudar a los clientes a encontrarte.
  • ¿Cómo se verá afectado el flujo de trabajo en las ubicaciones de respaldo o para los empleados que trabajan desde casa? ¿Pueden acceder a recursos importantes, como identificaciones bancarias, contraseñas y listas de cuentas por pagar? Confirma que el acceso remoto y las credenciales de inicio de sesión estén actualizadas y que los empleados tengan acceso remoto.


Comunicación

Has pensado en las contingencias y has documentado tu plan. Para que sea eficaz, necesitarás una comunicación clara y exhaustiva.

  • ¿Cuál es la cadena de mando de emergencia? ¿Quién asume las responsabilidades clave si los que están a cargo normalmente no pueden hacerlo? Establece expectativas. Nombra roles y acciones específicos.
  • Asigna un equipo de gestión responsable de respuesta inmediata y seguridad de los empleados.
  • Si tu sitio de contingencia está siendo arrendado, comunícate con los inquilinos sobre la asignación de espacio durante una emergencia.
  • Abre líneas de comunicación con los que están más allá de tus muros. Recuerda incluir a tus clientes, proveedores e instituciones bancarias. Las agencias públicas y los servicios locales también necesitan conocer tu plan.
  • Documenta y distribuye toda la información anterior.

Compartir y comunicae tu plan es vital, pero no permitas que se empolve. Haz que la preparación sea parte de tu cultura.

  • Ejecuta sesiones de entrenamiento y preguntas y respuestas. Considera proporcionar recursos en línea o traer conferencistas para compartir experiencias y mejores prácticas.
  • Incentiva la participación. Por ejemplo, realiza un cuestionario de preparación para la interrupción y recompensa a las personas por sus atinados esfuerzos.
  • Practica tu plan. Ejecuta crisis con guiones en una simulación de mesa.
  • Actualiza periódicamente la información de emergencia y contacto.

Post-interrupción

Incluso después de que haya terminado una crisis, debes mantenerte diligente.

  • Supervisa los servicios bancarios y la nómina para garantizar la coherencia.
  • Mantente alerta. Las empresas son más susceptibles al delito cibernético y al fraude en tiempos de crisis.
  • Se empático. Considera las necesidades emocionales de los empleados después de la crisis. En algunos casos, deberás estar preparado para ofrecer acceso a los recursos de soporte.

Céntrate en la preparación e incluir a todos en el proceso ayuda a tu empresa a minimizar las interrupciones, y envía un mensaje importante: te preocupas por tu negocio y también te preocupas profundamente por tus clientes.

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